Resepsjon og ankomst: velkommen inn, også i sludd
Skranke, venteplass, garderobe og veien inn planlagt som én opplevelse – universelt utformet, klar for våte jakker og gjester som kommer uten å ha vært her før.
Ankomsten til et norsk kontor foregår ofte i dårlig vær. Gjesten kommer fra en holdeplass eller en parkeringskjeller, i regn, sludd eller kulde, med en jakke som skal av, en sekk som skal settes fra seg, og av og til en koffert fordi møtet er i Oslo og flyet går hjem til Bergen samme kveld. Resepsjonen er det første rommet som forteller om huset er forberedt på det. Mange norske virksomheter har erstattet resepsjonisten med en skjerm og en beskjed om at verten kommer, og det fungerer utmerket når rommet er tegnet for det – og elendig når skjermen står ved en tom skranke og gjesten ikke vet om noen kommer. Universell utforming er ikke et tillegg her, men et krav i byggteknisk forskrift, og et krav som, når det løses med samme kvalitet som resten, gjør ankomsten bedre for alle.
Ankomstsonen er den eneste delen av kontoret som alle kunder, kandidater og samarbeidspartnere ser, og ofte den eneste de husker. Den planlegges derfor som en sekvens: døren og det første blikket, skranken eller registreringsskjermen, venteplassen med utsyn til døren gjesten hentes fra, garderoben som tar regn og vinterjakker, og veien videre inn i huset. Lyset skal være vennlig i mørketiden og ikke blende i juni; akustikken skal gjøre det mulig å si navnet sitt uten å heve stemmen; materialene skal tåle grus, salt og vann fra vintersko og fortsatt se ordentlige ut klokken fire. Ingen stor gest, ingen marmorvegg – men en ro og en orden som forteller gjesten at her har noen tenkt.
La Mercanti innreder resepsjoner og ankomstsoner med italienske skranker, ventemøbler og garderobeløsninger valgt i forhold til hverandre og til måten gjestene faktisk ankommer på. Fortell oss hvem som kommer, hvor mange om dagen og om resepsjonen er bemannet, så tegner vi en ankomst som fungerer i begge tilfeller.
Inspirasjon
Vanlige Spørsmål
Hvordan kombinerer vi adgangskontroll og besøksregistrering med et inntrykk av å være velkommen?
Ved å la sikkerheten være synlig i oppførselen og usynlig i innredningen. Norske virksomheter har strammet inn adgangskontrollen de siste årene, og en besøkende møter ofte adgangskort, sluser og registrering før noen sier god morgen. Det trenger ikke oppleves som en tollstasjon. Registreringsskjermen plasseres der øyet lander fra døren, med en formulering som ønsker velkommen før den ber om navn; slusen eller kortleseren legges i vandringsretningen mot heisen, ikke som en barriere midt i rommet; og verten som henter, får varsel på telefonen, slik at gjesten ikke blir stående. Personvernet er en del av innredningen: besøkslister på papir som alle kan lese, skjermer som viser tidligere gjester, og lapper med Wi-Fi-passord på skranken hører ikke hjemme i en resepsjon, og en skjerm som er vinklet bort fra venteplassen løser mer enn en regel. Sikkerhet som er godt tegnet, oppleves som orden. Sikkerhet som er lagt til etterpå, oppleves som mistenksomhet.
Hva innebærer universell utforming i en resepsjon, og hvordan forenes det med design?
Byggteknisk forskrift stiller krav til universell utforming i arbeids- og publikumsbygg, og for resepsjonen handler det om terskelfri adkomst, snuareal, en skranke eller del av skranke i høyde for rullestol, kontraster og belysning som gjør det mulig for svaksynte å orientere seg, og teleslynge der det er relevant. Kravene skal oppfylles, og de bør oppfylles med samme kvalitet som resten av rommet, ikke med en institusjonsløsning ved siden av en vakker skranke. En skranke med et lavere parti i samme materiale, gulv med tydelig kontrast mot vegg, ledelinjer som er en del av gulvdesignet og en venteplass der en rullestol får plass uten å blokkere passasjen, gjør ankomsten bedre for alle, inkludert gjesten med koffert. Planlegg dette på tegningen, ikke som en sjekkliste til slutt; da blir det design, ikke dispensasjonssøknad.
Hvordan håndteres våte jakker, sekker og kofferter uten at resepsjonen ser rotete ut?
Ved å tegne garderoben som en del av rommet fra starten, ikke som et stativ som settes opp senere. Norske gjester kommer i allværsjakke, med sekk, ofte med koffert, og i vinterhalvåret med lue og votter. Det de skal av med, fyller mer enn de fleste tegninger tar høyde for. En garderobe med lukkede skap eller et innebygd stativ med hylle, plassert ved siden av registreringen, men utenfor det første blikket fra døren, tar problemet. Gulvet i den sonen må kunne tørkes flere ganger om dagen uten å ta skade av vann og veisalt, og en matte som faktisk tørker skoene skal ligge innenfor døren. Et lite, lukket koffertrom eller et hjørne bak skranken gjør at gjesten som skal rett til Gardermoen etter møtet, slipper å trille kofferten inn i styrerommet. Detaljene avgjør om gjesten går inn i møtet tørr og rolig.
Skal resepsjonen også ta imot pakker og bud, og hvor skal de i så fall stå?
Den tar imot dem enten det er planlagt eller ikke, så det bør planlegges. I en virksomhet med hjemmekontor og nettbestillinger kommer det pakker til ansatte hver dag, i tillegg til leveranser til huset, blomster til et jubileum og utstyret fra IT-leverandøren. Uten et sted å sette dem, havner de bak skranken, på venteplassens bord eller langs veggen ved døren, der gjesten ser dem først. Løsningen er en lukket pakkesone i eller ved resepsjonen: et skap eller et lite rom med egen inngang fra ankomstsonen, med plass til dagens leveranser, en hylle for utgående post og en enkel rutine for varsling til mottakeren. Bud og leverandører bør ha en tydelig vei til den sonen uten å krysse venteplassen, og gjerne en egen ringeklokke når resepsjonen er ubemannet. Plasser sonen der den ikke synes fra døren, men der en resepsjonist eller en kollega som passerer, ser den. Da holder ankomstsonen seg ryddig også den dagen tre paller kommer samtidig.
Hvordan får vi resepsjonen til å høre til huset i stedet for å ligne en hotellobby?
Ved å gjenbruke husets egne materialer og la skranken være rommets eneste egentlige gest. Virksomheter som innreder resepsjonen som et showroom med stein, messing og indirekte lys, opplever ofte at gjesten blir forvirret når døren til landskapet åpnes og noe helt annet møter ham. La minst ett materiale og én farge gå igjen fra landskapet og møterommene, slik at resepsjonen kjennes som begynnelsen på huset og ikke som en lobby som er leid inn. Skranken eller bordplaten registreringsskjermen står på, kan da være det ene stedet der det er investert i et markant materiale og en tydelig form. Logoen trenger ikke være stor; den trenger å stå der øyet lander fra døren, og å være belyst ordentlig en mørk morgen i januar.
Hvordan gjør vi ankomsten trygg og tydelig for gjester som kommer i mørket klokken åtte om morgenen?
Ved å begynne planleggingen utenfor døren. Fra november til februar kommer de fleste gjester i norske byer i mørke, og førsteinntrykket dannes på fortauet: er inngangen belyst, står navnet på huset der man ser det fra gaten, er det tydelig hvilken dør som er inngangen når bygget har tre. Utebelysning som viser døren og trappen, et skilt med virksomhetens navn ved inngangen og ikke bare i heisen, og en dørautomatikk som virker når hendene er fulle, er en del av resepsjonen selv om de står utenfor den. Innenfor døren skal lyset ta imot: et varmere allmennlys enn i landskapet, logoen belyst slik at den ses, og en gulvflate uten blanke soner som speiler taklyset og gjør det vanskelig å lese rommet. Gjesten som kommer inn fra mørket, trenger tre sekunder på å se hvor skranken og venteplassen er; er de tre sekundene ikke planlagt, blir de til nøling ved døren. Test ankomsten en mørk morgen, ikke en lys ettermiddag i mai.
Slik planlegger dere resepsjonen i fem trinn: fra gjestens ankomst til den første kaffekoppen
For kontorsjefer, eiendomsforvaltere og arkitekter som skal innrede eller pusse opp ankomstsonen. Fem trinn som følger gjesten fra døren til møterommet og avgjør bemanning, universell utforming, garderobe, venteplass og lys før skranken velges – og som testes en mørk morgen, ikke en lys ettermiddag.
Gå gjestens vei inn i huset med en notatblokk
Start utenfor døren og gå inn som en gjest som kommer for første gang, i regnvær, med sekk og koffert. Noter hvert punkt der det oppstår tvil: hvor går jeg, hvor legger jeg jakken, hvem sier jeg navnet mitt til, hvor venter jeg, hvor blir jeg hentet fra. Gjenta turen i rullestol eller med barnevogn, og som bud med en pakke. Punktene er innredningens oppgaveliste. Tell samtidig gjestene i en typisk uke og fordel dem på typer – kunder, kandidater, samarbeidspartnere, leveranser – for tallene avgjør om resepsjonen skal bemannes, og når.
Bestem bemanning og plasser registreringen der øyet lander
Velg mellom bemannet, delvis bemannet og ubemannet ut fra tallene fra første trinn, og innred rommet til å fungere uten et menneske uansett valg. Registreringsskjerm eller skranke plasseres i det første blikket fra døren, ikke til siden; venteplassen plasseres forskjøvet med utsyn til døren gjester hentes fra. Sørg for at veien fra døren til registrering ikke krysser veien fra registrering til venteplass. Ved bemannet resepsjon skal resepsjonisten se døren uten å snu seg og ha en sone bak skranken som gjesten ikke ser inn i.
Løs universell utforming og været på tegningen, ikke i sjekklisten
Tegn inn terskelfri adkomst, snuareal, et lavere parti av skranken i samme materiale, kontraster mellom gulv og vegg og en venteplass med plass til rullestol ved siden av stolene. Plasser garderoben ved siden av registreringen, utenfor det første blikket, med plass til jakker, sekker og kofferter i en typisk vinteruke, og velg lukkede skap dersom gjester legger igjen ting under lange møter. Legg et gulv i hele ankomstsonen som ikke tar skade av vann, grus og veisalt, og en matte innenfor døren som faktisk tørker skoene.
Velg skranke, ventemøbler og lys som ett sett i husets materialer
La skranken eller registreringsbordet være rommets eneste markante gest, i et materiale som tåler daglig berøring og rengjøring. Velg ventemøbler med sittehøyde som gjester i dress kan reise seg fra uten besvær, og et lite bord for kaffe og bærbar. La minst ett materiale og én farge gå igjen fra landskapet, slik at resepsjonen begynner huset. Planlegg lyset i to lag: et allmennlys som er vennlig i mørketiden, og et varmere lys over venteplassen; logoen belyses separat, slik at den ses klokken åtte en januarmorgen. Behandle tak og minst én vegg akustisk.
Test ankomsten med tre ekte gjester før rommet tas i bruk
Inviter tre personer som aldri har vært i huset, til et vanlig møte, og følg dem fra døren uten å hjelpe. Noter hvor de nølte, hvor de la jakken, om de fant venteplassen og om de så hvor de ble hentet fra. Rett de tre største tvilspunktene før resepsjonen tas endelig i bruk. Avtal samtidig hvem som holder ankomstsonen ryddig gjennom dagen, for en resepsjon ser ut som ved siste rengjøring, ikke som på tegningen – og gjesten som kommer klokken fire, dømmer huset på det han ser klokken fire.